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洋銘資訊股份有限公司 YoungMing

終結資產遺失與責任推諉！

打造高透明度的企業資產盤點流程

內容目錄 ▲
1 立即取得專業建議
2 資產追蹤不完整的致命傷解析設備流失的主因
3 盤點不是一年一次，而是持續掌握資產狀態
4 釐清部門協作盲點：如何建立明確的資產管理責任制？
5 運用數位化系統實現資產軌跡與權限全透明
6 高透明度，才是降低資產遺失的真正關鍵

終結資產遺失與責任推諉！打造高透明度的企業資產盤點流程

企業的資產越來越多，管理難度不是跟著「一件一件」增加，而是呈倍數成長。從電腦設備、生產工具、儀器、辦公器材到跨部門共用資產，只要缺乏明確的資產盤點流程，很容易出現「系統顯示有設備，現場卻找不到」、「不知道借給誰」、「部門都說不是自己負責」等情況。

真正需要改善的並不只是盤點速度，而是建立一套可以清楚掌握「資產在哪裡、誰正在使用、目前狀態如何、誰負責管理」的制度，才能真正降低資產遺失與責任不清帶來的管理成本。

立即取得專業建議

資產追蹤不完整的致命傷解析設備流失的主因

找不到設備，通常不是資產突然消失 很多企業發生設備遺失時，第一個反應是開始找人詢問：「最後是誰拿的？」但真正的問題，早在設備移動時就已經發生。 傳統資產管理通常仰賴 Excel、紙本簽領單或人工登記，一旦設備從 A 部門移至 B 部門、被同仁借用，或臨時調度至其他區域，只要沒有同步更新紀錄，系統上的資產位置就會逐漸與現況脫節。 洋銘資訊 AstraTag 資產盤點系統也將「資產位置和使用情況不清晰」列為人工管理常見問題之一，當資訊更新速度跟不上實際資產流動，就會增加設備流失風險。

盤點不是一年一次，而是持續掌握資產狀態

一般公司的年度盤點通常只能確認某個時間點「東西還在不在」，卻無法處理日常頻繁的借用、移動與歸還。 理想的資產盤點流程應該將盤點、異動、借出、歸還與位置資訊串聯在一起，讓資產從取得、使用到移轉都留下紀錄。 透過 RFID、Barcode 或 QR Code 等辨識技術，也能降低人工逐筆輸入的負擔。AstraTag 支援上述三種掃描方式，並可搭配 RFID 進行遠距批量辨識；透過固定式或移動設備，更可進一步朝自動盤點模式發展。

釐清部門協作盲點：如何建立明確的資產管理責任制？

「公司資產」不代表「大家都負責」

跨部門資產管理最常見的問題，就是管理責任看似屬於所有人，最後卻沒有人真正負責。 例如 IT 部門採購筆電後交由業務部門使用，設備後來又調度給其他專案人員。如果只有最初的資產編號與保管部門，卻沒有記錄後續使用人、移轉時間及歸還狀況，一旦設備找不到，就很容易陷入責任認定困難。 因此，建立制度時至少需要釐清三個層級：資產由哪個部門管理、目前由誰使用，以及哪些人具有異動或盤點權限。 如此一來，盤點結果出現帳實差異時，管理者可以直接依紀錄追查，而不是重新從 Email、群組訊息甚至口頭詢問中尋找線索。

權限管理也是資產管理的一部分

完善的資產盤點系統除了保存設備資料，更需要建立不同角色的操作權限。 AstraTag 標準版提供使用者帳號管理，並可透過擴充模組加入角色權限與使用者權限維護；進出管理模組則可建立資產借出、歸還以及借出歸還紀錄。 對跨部門企業而言，這類機制可以讓「誰能盤點、誰能修改、誰能借出、誰負責歸還」逐漸制度化，減少資訊都掌握在少數人手上的情況。

運用數位化系統實現資產軌跡與權限全透明

當資產數量增加到數千甚至數萬件時，單純把 Excel 電子化並不能真正解決問題。企業需要的是能夠同步管理資產資料、所在區域、盤點結果與異動紀錄的數位平台。 AstraTag 可透過 Web 管理平台建立資產與區域資料、開立盤點單並進行盤點結果審核與帳差調整；RFID 模式下還能利用 Find Tag 訊號偵測功能，依標籤訊號強度協助尋找指定資產。 如此一來，管理人員不再只是看到一份「帳面清冊」，而能更快速確認設備是否仍位於原本區域，發現異常時也能及早處理。

高透明度，才是降低資產遺失的真正關鍵

企業導入數位工具的最終目的，不只是把盤點速度變快，而是讓每一次資產異動都有跡可循。 對 IT 主管而言，可以降低大量設備難以掌握的管理風險；對專案負責人而言，可以清楚了解不同部門正在使用哪些資源；對資產管理員而言，也能減少反覆確認、追問與人工對帳的時間。 洋銘資訊透過 AstraTag 結合 RFID、Barcode、QR Code 與 Web 管理平台，協助企業將傳統人工清冊逐步轉為更即時、可追蹤的數位管理模式。 真正成熟的資產盤點流程，不應該等到設備遺失後才開始追查，而是從資產進入企業的第一天，就建立位置、使用者、權限與異動紀錄。當資產資訊透明、管理責任清楚，跨部門資源配置自然更有效率，也能從源頭降低資產遺失與責任推諉發生的機率。